3 herramientas para la gestión de tareas online

En la actualidad es muy común que los trabajadores de una organización laboren en una misma tarea desde diferentes ubicaciones, y más aún cuando se hacen contrataciones por prestación de servicios o simplemente cuando se encomiendan labores de teletrabajo donde  los colaboradores trabajan desde sus viviendas, es por esto que se hace necesario contar con herramientas que apoyen el trabajo colaborativo para organizar la gestión de tareas a través de la Intranet de la compañía o plataformas especializadas en Internet.

Son muchos los tipos de herramientas que ofrecen las compañías desarrolladoras de estas aplicaciones, generalmente se diseñan a medida, de acuerdo a los requerimientos de cada organización que conllevan a conseguir múltiples ventajas que optimizan los procesos de dichas empresas.

Ventajas de las herramientas de gestión de tareas online.

• Se puede utilizar cualquier tipo de equipo tecnológico sea de escritorio o móvil.

• Las tareas se pueden parametrizar de acuerdo a las necesidades del equipo de trabajo.

• Permiten la gestión puntual de tareas a través de notificaciones y recordatorios.

• A través de la aplicación se pueden cargar documentos necesarios para el desarrollo de cualquier proyecto.

• Permite el desarrollo de reuniones por medio de conversaciones escritas que aporten nuevas ideas.

• Mejora la productividad al concentrar los contenidos específicos de una tarea puntual.

• Con la elaboración de informes se puede evaluar el desarrollo y avance de un determinado proyecto.

• Tal vez, la ventaja más importante es que permite conocer en tiempo real el grado de ejecución de una tarea facilitando ajustes en los tiempos de entrega o modificando los objetivos de acuerdo a los avances obtenidos.

• Permite que directivos y supervisores puedan llevar un seguimiento sin involucrarse directamente con el equipo de trabajo.

Las opciones de estos softwares son ilimitadas y es por ello que las compañías desarrolladoras se esfuerzan por alcanzar niveles de calidad que permitan que una organización pueda contar con una herramienta que satisfaga todas sus necesidades, a continuación, se mencionan tres de los programas que van más allá de la gestión de tareas, ofreciendo diferenciadores importantes que vale la pena destacar en este artículo.

1. TRELLO

Esta es posiblemente la herramienta más conocida en cuanto a gestión de tareas y proyectos se refiere, si bien, tiene algunas limitaciones su fortaleza se encuentra en su aspecto colaborativo.

Es una aplicación muy sencilla e intuitiva, su diseño es muy visual que permite de manera fácil organizar los proyectos y con un simple vistazo lograr entender el estado de cada tarea.

La organización es a través de tableros que todos los usuarios ven de la misma forma, se pueden añadir tareas, asignarlas a cualquier usuario y marcarlas una vez finalizadas, donde al mismo tiempo se genera un correo indicando su estado para su posterior seguimiento. Los documentos y archivos se pueden arrastrar a cualquier parte del tablero.

Es por esto que Trello es una de las herramientas más utilizadas, su apariencia limpia e intuitiva hace que todo el equipo de trabajo logre estar enterado en tiempo real de los avances del proyecto.

2. ASANA

Si bien, no es tan conocida como Trello, tiene más funcionalidades que la hacen indispensable para proyectos muy complejos, donde, a través de una lista común de tareas permite monitorear el desarrollo y ejecución de las mismas a través de una barra de progreso logrando con esto organizar los proyectos y sus actividades en un orden establecido, evitando así, imprevistos y fallas de comunicación al interior del equipo de trabajo.

Otro punto fuerte de la aplicación es su modulo de comunicación que permite hablar con los integrantes del proyecto sin necesidad que sean conversaciones referentes a la tarea en particular, con Asana, se puede cambiar la forma de ver la interfaz, como, por ejemplo, con la apariencia de listas de tareas realizadas o simplemente en forma de calendario que permita saber el estado cronológico de la labor.

3. TASKENTER

Taskenter es una herramienta que funciona como una red social corporativa que permite evaluar la productividad de la organización a través de instrumentos de medición y control, comunicación y manejo del tiempo, convierte a todos sus usuarios en un gran equipo de trabajo.

Con el módulo de gestión de proyectos se pueden asignar los usuarios a cualquier tarea de la organización de manera estratégica dependiendo de los objetivos del proyecto. Con las video llamadas se aumenta la productividad del equipo compartiendo información en tiempo real.

La red social corporativa le permite crear grupos que puedan interactuar en un mismo espacio con todos los integrantes de la organización compartiendo noticias y videos, también se puede comentar y etiquetar a cualquier colaborador de la compañía.

Si bien, existen softwares de todo tipo relacionados con la gestión de tareas y proyectos que deberían aparecer en este ranking, se pueden considerar los antes mencionados como los programas que complementan de manera satisfactoria cualquier proyecto de una compañía.