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La gestión de proyectos de un equipo de trabajo remoto es más sencilla de lo que se cree, ya que éstos requieren un mínimo de requisitos para funcionar de forma óptima, como habilidades en comunicación, herramientas tecnológicas e internet.
Los equipos virtuales son los grupos de colaboradores que trabajan en el mismo proyecto desde diferentes ubicaciones, comunicándose entre sí a través de correos electrónicos o aplicaciones de mensajería instantánea.
Trabajar de forma remota es cada vez más común entre las empresas con ejecutivos de alto nivel, ya que pueden trabajar desde cualquier lugar y únicamente necesitan un portátil y una conexión wifi para desempeñarse de forma eficiente.
Luego de la experiencia que dejó la pandemia del Coronavirus, que obligó a las empresas a trabajar desde la casa se pudo evidenciar el poder que hay detrás del trabajo virtual y los beneficios que trae para las empresas que lo implementan.
Por otra parte, el aumento el acceso a internet, las soluciones basadas en la nube para el trabajo colaborativo y la creciente moda del coworking, que es una forma de trabajo en la que profesiones independientes, pymes o emprendedores, que no compiten sector, trabajan juntos en un mismo espacio físico; esta nueva modalidad de trabajo ha facilitado el trabajo remoto.
Gestionar un proyecto con un equipo de trabajo remoto:
- Consignar toda la información del proyecto mediante un programa que permita la conexión entre todos los participantes.
- Socializar las expectativas y dejar claros los objetivos perseguidos, ya sea de índole comercial, atención al cliente o manejo interno.
- Definir y asignar tareas usando herramientas tecnológicas para dicho fin, un administrador de tareas es de gran utilidad para este paso.
- Tener en cuenta disponibilidad de tiempo del equipo virtual, puede darse el caso de personas que pertenezcan a diferentes zonas horarias, tengan diferentes días festivos, entre otros. El calendario ayuda en estos aspectos a tener en cuenta.
- Es preciso definir el método de comunicación, que quede claro desde el comienzo del proyecto, por ejemplo, el uso del correo electrónico como medio oficial de comunicación.
- Establecer un cronograma de actividades diarias individuales y grupales. También hacer seguimiento de llamadas a los participantes del proyecto, con lo cual se facilitará la supervisión del trabajo y avance del proyecto.
- Establecer horarios durante el día para que todos los miembros del equipo estén disponibles para atender las tareas urgentes que se presenten en el proyecto.
- Por último, definir las plataformas tecnológicas para realizar las videollamadas o videoconferencias, según sea el caso o necesidad.
Actualmente, la empresa colombiana Grupo NW está comercializando la nueva APP Task Enter que dispone del módulo creación de proyectos y grupos para asignar tareas a los colaboradores de la compañía. Esta APP organiza todas las operaciones en un solo lugar y de forma estratégica.
El módulo de Gestión de Proyectos y Grupos permite agregar los participantes que se requieran, ver el número de tareas pendientes y tareas completadas. Dispone de un muro grupal que propicia el intercambio de información, archivos, links, cifras y todo lo relevante del proyecto en cuestión.
Además, el supervisor podrá priorizar las tareas asignadas, dejar comentarios y calificar de acuerdo al rendimiento de cada uno de los participantes en el proyecto. Siempre que lo requiera cualquier parte del equipo, la aplicación cuenta con servicio de comunicación directa como llamadas, videollamadas o chat, que están disponibles las 24 horas.
La gestión de proyectos con un equipo de trabajo remoto es una gran oportunidad para descubrir los beneficios del trabajo con un equipo a distancia. No obstante, se deben seguir ciertos parámetros para alcanzar los objetivos trazados. Para alcanzar el éxito es necesario establecer fechas de entrega y especificaciones, informes detallados del proceso, llevar una cronología visual y ver la historia electrónica del proyecto, esto para detectar las fortalezas del equipo y corregir las situaciones desfavorables que se hayan presentado durante su ejecución.
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