8 herramientas para que un software de gestión de proyectos sea eficiente

Gestionar proyectos es una de las tareas más difíciles que se pueden plantear, debido a que se deben realizar muchas tareas, las cuales se dividen en varias fases, además de que en la mayoría de los casos, estas tareas, deben ser realizadas por diferentes personas. Afortunadamente, hoy en día existen las nuevas tecnologías, las cuales fueron creadas para ayudar a las personas a mejorar en todos los aspectos de su vida y el aspecto profesional, es uno en los que más ha evolucionado el ser humano, gracias a los avances tecnológicos.

El éxito de un proyecto depende de cómo se halla planificado y ejecutado y para esto es necesario un seguimiento de las actividades a realizar, además de una correcta organización de las funciones a realizar por los integrantes del equipo de trabajo que participará en el desarrollo del proyecto.

En la actualidad, se han creado software especializados en gestión de proyectos, los cuales proporcionan muchas herramientas necesarias para que un proyecto llegue a su fin, con los resultados esperados. Pero ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de implantar un software de gestión de proyectos en una empresa?. La respuesta te la daremos en este artículo.

8 herramientas con las que debe contar un software de gestión de proyectos, para convertirse en el aliado ideal.

1. Planificación, programación y seguimiento de tareas.

La planificación es uno de los elementos fundamentales en la gestión de proyectos, ya que ayuda a tener una visión global, evita malos entendidos y permite delegar tareas, con el fin de que todo el mundo sepa cuáles son sus funciones y responsabilidades.

Un software de gestión de proyectos, debe permitir asignar tareas, cambiarlas, eliminarlas y también delegar funciones a uno o varios funcionarios, de manera fácil y rápida, es decir, sin que se requiera realizar muchos pasos dentro de la plataforma.

2. Colaboración y comunicación

Generalmente un proyecto involucra muchas personas, cada una con un rol diferente y unos tiempos de entrega distintos, de modo que es importante que se cuente con una herramienta que permita el intercambio de información y que los miembros del equipo puedan estar comunicándose en todo momento. Esto se logra a través de chats, videollamadas, intercambio de documentos y conexión directa con el correo electrónico.

Es importante que también se tenga una comunicación con los clientes, que permita que estos estén al tanto del estado del proyecto.

3. Análisis de Productividad

Esta herramienta es una de las más importantes, ya que es el resultado de la eficiencia de la plataforma. Por medio de esta se puede realizar una lectura completa de la productividad de una organización, mostrando datos estadísticos exactos y ordenados para encontrar las dificultades y posibles mejoras.

4. Multiplataforma

Una herramienta de gestión de proyectos debe poder ser utilizada en todas las plataformas existentes (computadora, tablets y teléfonos inteligentes).

5. Gestión del presupuesto

Esta herramienta ayuda a las empresas a llevar un control de los ingresos y egresos, con el fin de que no se generen sobrecostos y se pueda llegar al final del proyecto, manteniendo la rentabilidad del mismo.

6. Gestión de los recursos

Permite asignar todos los recursos que el proyecto va a necesitar, ya sea personal o material.

7. Generación de informes

Un software de gestión, debe generar por sí mismo, informes en los cuales se muestre de manera detallada un análisis de la evolución de los proyectos.

8. Almacenamiento de bases de datos

Se tiene a disposición la base de datos generada de los proyectos y tareas.

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