3 métodos para organizar las tareas de los empleados

Uno de los activos más importantes de una empresa es el tiempo, recurso que no se puede comprar por lo que potencializar las horas laborales en una compañía es muy importante a la hora de ser eficientes, es así, que una buena distribución de la agenda de trabajo es vital para la optimización del tiempo de los trabajadores, no obstante, algunos empleados se logran organizar muy bien, pero otros presentan dificultades con la gestión del tiempo.

Para ayudar con este desafío existen métodos para organizar las tareas de los empleados permitiendo distribuir eficientemente los proyectos empresariales y que se pueden implementar fácilmente en las rutinas laborales. Tres de los más importantes para el buen manejo y la optimización de las tareas pendientes son los siguientes:

Eliminar la ansiedad y ganar tiempo

Si bien es cierto, el comportamiento humano se basa en la motivación, estímulo que desarrolla un gran potencial productivo en las jornadas laborales, sin embargo, cuando a un empleado se le asignan varias tareas termina al final del día con muchos compromisos que lo sumergen en un estado de ansiedad porque piensa que el tiempo no es suficiente para terminarlas, esto hace que su eficiencia se vea seriamente reducida.

El método para solucionar esto es hacer pausas frecuentes que le permitan aumentar la productividad del cerebro y gastar menos tiempo en cada labor, por lo que es importante que el trabajador haga una lista de los compromisos que tienen más prioridad y otros que son menos urgentes, de esta manera, logrará optimizar los tiempos de trabajo permitiéndose hacer pausas de 10 o 15 minutos después de cada labor y a la vez darle un descanso a su cerebro para que se oxigene y se prepare para la siguiente actividad.

División de las tareas.

Método que es muy utilizado en las grandes empresas y se basa en la división de tareas qué se puede hacer de manera manual con el uso de herramientas o software de gestión, esta metodología fue implementada por los japoneses para aumentar la eficiencia en la producción a través de la optimización del control de solicitudes que redundan en la ganancia de la capacidad de resolución de tareas, en este orden, una actividad sólo comienza cuando otra que está asociada a ella termina.

Para ello, es necesario la creación de cuadros qué puede ser físicos o en la nube con un mínimo de tres divisiones, donde se programa el inicio y fin de la actividad, de igual manera se puede categorizar cuando es aprobada o necesita ajustes, otro paso importante en la creación de tarjetas virtuales que identifiquen cada tarea por lo que se debe hacer una corta descripción de cada acción a realizar con un plazo determinado y las personas que van a intervenir o que son las responsables de ellas.

Por ejemplo, en el caso del software se deben crear esquemas con los diferentes grupos de trabajo e invitar a cada miembro a que se escriba en la plataforma donde se le indica los plazos y las responsabilidades de cada uno de ellos, hasta hace unos años era importante tener el diagrama a la vista de los empleados que debían interactuar con él al momento de actualizarlo, este proceso funciona con más eficiencia a través de los dispositivos móviles.

Lo que se puede hacer inmediatamente no se debe acumular.

Normalmente cuando ya se está logrando una tarea seguido aparece la otra porque es fundamental que no se vayan acumulando y es acá donde es importante resolverla de manera inmediata o lo más pronto posible, para ello, se debe precisar la actividad que se tiene programada tomando nota de la información en un papel o en un sistema de organización como las agendas virtuales, una vez se analicen las actividades se llevarán a cabo aquellas que menos tiempo conllevan, como por ejemplo, responder correos electrónicos o enviar algún tipo de archivo, en la medida en que van llegando las tareas se deben ir solucionando las que menos tiempo generen para que al final de la jornada el número de tareas por realizar sean mínimas.

En conclusión, cuando se realiza una buena gestión del tiempo se disminuye la sensación de la cantidad de tareas pendientes y acumuladas por realizar lo que implica una disminución del estrés enfocándose en las prioridades que permiten trabajar con más claridad y control, estas técnicas mejoran la autoestima y el bienestar, aumentando la productividad y el rendimiento de los empleados en una empresa.