Qué es la gestión de proyectos y que características la componen

En la actualidad muchas personas y empresas inician nuevos proyectos sin tener claro que es en realidad la gestión de un proyecto, que lo conforma y de realizarlo bien hecho, que beneficios se pueden llegar a obtener. En este articulo podrá despejar estas dudas y aprenderá como gestionar e implementar un proyecto en cualquier iniciativa que permita lograr con éxito los objetivos propuestos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos son todas aquellas acciones o actividades que hacen parte de una metodología que se planifica y se llevan a cabo en un determinado tiempo con la finalidad de alcanzar uno o varios objetivos, para ello se utilizan recursos, personas y herramientas que conllevan un costo determinado dentro de un presupuesto que corresponde a la consecución de esos objetivos iniciales.

Es por esto, que es tan importante comprender cómo se gestiona un proyecto, puesto que, independiente del tamaño de la empresa o si es una sola persona, cualquier proceso que se quiera desarrollar, bien sea, para un cliente o para la misma empresa debe cumplir unos objetivos que en gestión de proyectos se pueden sintetizar en los siguientes:

• Especificar y concretar los objetivos del proyecto
• Definir el inicio y como va a evolucionar el proyecto.
• Precisar las fases del proyecto.
• Establecer el presupuesto que va a tener el proyecto.
• Delimitar el alcance.
• Definir cronológicamente los procesos.
• Controlar y dar respuesta a los problemas que surjan a lo largo del proyecto.
• Crear el ambiente apropiado para la finalización del proyecto.

Cuando se desarrolla un proyecto, es importante tener claro que es independiente de las actividades diarias que tiene la organización, por lo que es fundamental crear un grupo interdisciplinario, donde, a través de reuniones se definan los objetivos del proyecto. La clave está en las habilidades que tenga cada integrante del grupo, de tal manera, que se conforme un equipo eficiente que garantice el éxito del proyecto.

La gestión del proyecto depende de varios factores, como la capacidad del crecimiento del proyecto, la relevancia y complejidad de las labores que se van a desarrollar en cada una de sus fases. Igualmente, los objetivos pueden ser representados en términos de resultados, consecuencias y beneficios o solamente como objetivos estratégicos.

Al momento de desarrollar la gestión de un proyecto se pueden dar algunas restricciones, las más comunes son el tiempo que va a durar, los costos que genera el estudio y su implementación y el alcance que se le va a dar, a esto se le llama el triángulo de hierro en gestión de proyectos, cuyo objetivo principal es sacar el proyecto en el menor tiempo posible, por lo que cada una de las variables mencionadas están entrelazadas, donde, si se modifica una, influye directamente en las otras, como ejemplo, al modificar el costo del proyecto va a repercutir en el número de tareas a realizar, por lo que habría que reevaluar esa variable reduciendo las tareas u optimizándolas para que se ajusten al presupuesto, de la misma manera si lo que se quiere es reducir el tiempo en que se va a gestionar el proyecto, sería necesario contratar más personal por lo que los costos aumentarían.

La dirección del proyecto.

Muchos estudios enfatizan que la gestión de proyectos es un factor clave de éxito en la estrategia organizacional, pues, está demostrado que las empresas que lo utilizan tienen tasas más altas de éxito en el logro de sus objetivos frente a aquellas que no lo utilizan, es aquí, donde resalta la importancia de un buen director de proyectos que se ajuste al presupuesto y al calendario concertado.

De la misma manera, es el responsable de coordinar las partes involucradas y de las ideas propuestas para alcanzar los objetivos planteados, por lo que es fundamental apoyarse en la experiencia y conocimiento que tenga el director, no se puede dejar de lado las habilidades de gestión que tenga la dirección del proyecto, pues, en gran medida el éxito radica en un eficiente uso de los recursos otorgados al equipo de trabajo.

Otro aspecto esencial que debe tener un director de proyectos es el liderazgo que ejerza en el grupo, ya que, entendiendo a su grupo de trabajo generará dinámicas diferentes que mantengan motivado al equipo, aplicará buenas prácticas, homogenizará procesos y garantizará que las actividades se desarrollen eficazmente.

Características principales de la gestión de proyectos.

De acuerdo a la conformación de equipos ya vistos, es necesario ahora establecer el perfil que cada integrante debe tener de acuerdo a su participación en el proyecto, razón por la cual todo proyecto de gestión tiene algunas características básicas que se deben tener en cuenta a la hora de distribuir las tareas de cada participante.

• Tradicionalmente en la gestión de proyectos se definen tareas y se arman cronogramas, pero en la mayoría de los casos en la planificación no se definen dichas tareas, por tanto, la mejor manera de gestionar un proyecto es vincular y gestionar las actividades que se vayan a desarrollar, como por ejemplo, definir responsabilidades, asignar horas a cada tarea, establecer las horas que se utilizaron en cada oficio, documentos que se generaron, etc. Esto ayuda al director del proyecto a tener una visión del progreso más asertiva facilitando el trabajo de su equipo.

• En ocasiones la planificación de un proyecto tiene tareas densas y no muy bien definidas, por lo que a la postre serán un problema y no servirán para gestionar, o si por el contrario son muy sencillas, generaran un trabajo innecesario, en razón a esto, las tareas se deben categorizar y relacionar entre sí, de tal manera que permita desarrollar un cronograma más real y que se pueda aprovechar mostrando los avances y los estancamientos del proyecto.

• Es importante tener en cuenta que cuando se utilizan programas que ayudan a gestionar los proyectos, deben tener ciertas características, como por ejemplo, que el software utilizado sea fácil de manejar y usar, ya que si el programa es complejo nadie lo va a usar y el proyecto se retrasará, por tanto, estas plataformas deben ser intuitivas, que permitan la creación de perfiles de acuerdo a sus conocimientos, donde puedan acceder a una visión global de los resultados obtenidos.

• Cuando se trata de implementar un programa de gestión de proyectos es necesario que tenga una estructura sólida, puesto que, muchas veces se identifica el fracaso de un proyecto cuando sus tareas dejan de ser productivas y lo que verdaderamente sucedió es que su estructura de funcionamiento no era compatible, por lo que, una estructura eficiente debe estar basada en la integración y la funcionalidad.

• El modelo en la construcción de una gestión de proyectos debe estar basado en la cadena de valor corporativa, definiendo responsabilidades en cada labor y la forma como se integran entre sí.