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La intranet es una red informática que funciona exclusivamente en la organización que la tiene, es decir. que la empresa la diseña, desarrolla e implementa para el uso exclusivo de sus empleados, cuenta con una red de servidores comprados por la compañía que se encargan de administrar toda la información que se mueve dentro de la entidad pero que al mismo tiempo esta regulada y filtrada según las necesidades de cada usuario.
Es así, que cada empleado tiene permisos especiales para acceder a la información solo de su competencia y para ello deberá contar con un nombre de usuario y una contraseña que le permitan acceder a dicha información, esto convierte a la intranet en un sistema seguro y privado, si bien, utiliza la Internet solo pueden acceder a ella los usuarios autorizados.
El funcionamiento de una Intranet.
En principio este sistema debe estar administrado y gestionado por una persona que en la mayoría de los casos es un ingeniero de sistemas que se encarga no solo de distribuir la información, sino también, de dar las autorizaciones a los empleados que estén aprobados por los directivos de las diferentes áreas de la empresa, los datos que se procesan por medio de una Intranet se realizan utilizando el protocolo de Internet que permita compartir información como sistemas operativos o servicios de documentación dentro de la organización.
El motivo por el que las empresas implementan sistemas de Intranet, es porque necesitan que la información fluya de manera ágil y constante sin que se presente ningún tipo de problema que pudiera detener o demorar los procesos de la compañía, por otro lado, les permite resguardar su información de una manera segura, donde, además pueden generar copias de seguridad que les de la posibilidad de contar con los datos mencionados cuando los necesiten y sin riesgo a perderlos.
Ventajas de la Intranet.
- No obstante, al inicio la empresa tendrá que hacer una inversión considerable, sin embargo, a mediano plazo se beneficiara en tiempo y costos, puesto, que los empleados al contar con la información de manera inmediata y en un solo lugar evitaran desplazamientos innecesarios y podrán utilizar ese tiempo en otras labores más productivas para la empresa.
- La comunicación es más eficiente ya que la información queda archivada para que pueda ser consultada en cualquier momento, de la misma manera puede ser examinada de manera simultánea por varios empleados.
- La seguridad para filtrar la información es algo que a toda organización le conviene, es decir, no todos los empleados deben conocer cierto tipo de información que manejan los directivos o que simplemente por sus funciones no le compete, de esta manera se minimiza el riesgo que pueda llegar a la competencia o que sea utilizada para fines delictivos.
- La colaboración entre grupos de trabajo es otra ventaja, puesto que al compartir información entre diferentes áreas de la empresa los procesos se agilizan y se crea una sinergia positiva para cualquier proceso que la compañía desarrolle.
- La información esta disponible sin limitaciones de espacio o tiempo, los empleados podrán acceder a ella incluso si no se encuentran dentro de la compañía o simplemente consultarla en horarios donde la compañía no preste sus servicios.
- Como mecanismo de formación es inigualable, al momento de implementar capacitaciones, los colaboradores pueden escoger el horario y lugar que mejor se les adecue por lo garantiza que se cumpla su objetivo.
Ejemplos de Intranet.
Son muchos los servicios que presta una Intranet, dentro de los más importantes se encuentran:
- Acceso a directorios internos donde se puedan ubicar contactos, teléfonos, direcciones o programaciones de la empresa.
- Tal vez el ejemplo más importante es el acceso a la base de datos de la compañía que le permita a sus colaboradores conocer el perfil y requerimientos de sus clientes.
- La publicación de documentos como catálogos, lista de precios y publicaciones de nuevos lanzamientos de productos.
- En algunos casos algunas compañías diseñan aplicaciones para que sean usadas por sus trabajadores.
- Un ejemplo muy utilizado por varias organizaciones es el control de asistencia.
En conclusión, son muchos los beneficios que aporta la Intranet corporativa, donde no solo le da una buena imagen a la organización, sino que la vuelve más productiva a través de la optimización de sus procesos y la explotación del potencial de sus colaboradores.
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