¿Qué es la implementación de un proyecto?

Cuando se obtienen los resultados de la evaluación de un proyecto y si estos son convincentes y establecieron su viabilidad, el siguiente paso es resolver la implementación del proyecto, por supuesto, debe estar respaldada por un plan que establezca en forma específica y cronológicamente como se van a llevar a cabo las tareas para alcanzar los objetivos que se planificaron, un ejemplo de esto, son los trámites legales, administrativos y de financiamiento.

La implementación consiste en hacer funcionar a los responsables de las diferentes actividades para que realicen las operaciones que se fijaron en el plan, por lo que, la implementación es una etapa clave de la gestión de proyectos, ya que se ponen a funcionar las políticas, disposiciones y esquemas que quedaron contemplados en la planificación.

La implementación es una etapa totalmente operativa y también crítica, porque en muchos casos lo que se había planeado y que fue aprobado, termina por no funcionar, ya que posiblemente no fueron debidamente ejecutados y es por esta razón que, la implementación depende en gran parte de la administración de los colaboradores del proyecto, de la optimización de los recursos y del buen manejo de los temas económicos, principalmente la implementación de un proyecto debe estar respaldada por la organización y dirección de todos los actores implicados.

Por tanto, es fundamental que la calidad de la implementación al momento de poner a funcionar un proyecto esté sujeta a los siguientes aspectos:

Los recursos se deben manejar de manera eficiente.
Los miembros del equipo deben tener muy clara la información que se trabajo en el inicio y en la planificación del proyecto.
La dirección del proyecto debe estar atenta al cronograma y a dar soluciones inmediatas cuando se presentan retrasos.
Generalmente las descompensaciones en el cronograma se dan por no cruzar el tiempo que se proyectó con el que realmente se está utilizando en la implementación.
Estar atento a cualquier problema que se presente para darle una solución efectiva y oportuna.
Cualquier cambio que se haga debe estar plenamente identificado y controlado.

Los 5 retos más frecuentes en la implementación de un proyecto.

Teniendo claro que, la implementación es una etapa de la gestión de proyectos donde se ejecuta, controla y se pone en acción todo lo que resulto de la etapa de planificación, es bueno tener en cuenta los retos más frecuentes que se presentan al momento de querer implementar un proyecto:

Cuando se implementa un proyecto es necesario tener claridad de la etapa donde se definió el alcance, ya que, esto evita que la atención se pueda desviar y se pierda el enfoque en la implementación.
Uno de los retos que merece mucha atención, es la utilización de metodologías y herramientas, si bien, existe gran variedad, lo cierto es que, se deben escoger procedimientos sencillos, prácticos y sistemáticos.
Es muy importante establecer antelaciones, en todo proyecto hay tareas que son prioridad, por lo tanto, esas tareas serán las primeras en ejecutarse para que se tenga un mejor impacto en los tiempos y desarrollos.
Todo equipo de trabajo de un proyecto debe tener una eficiente comunicación, los canales deben ser variados y que fluyan en el grupo constantemente.

Adaptarse a los cambios imprevistos, es un reto al que se le debe poner mucha atención, porque si bien, se pudo haber planificado correctamente, es probable que siempre salga una situación, evento o circunstancia donde no se pueda tener el control, por lo que la habilidad de adaptarse a estas eventualidades determina el éxito de la implementación del proyecto.

Vale la pena resaltar los errores vistos ya que son más comunes en la implementación, por lo que se debe estar muy atento a tomar medidas a tiempo para evitar dilaciones que afecten la gestión de un proyecto.

Problemas en la asignación de personas adecuadas para la implementación.
inconvenientes en la conformación de los grupos de trabajo.
Errores en la comunicación
Contratiempos en la capacitación de los equipos.
Fallas en la definición de los alcances.
Dificultades en la continuidad de la dirección.

No obstante, teniendo una buena implementación en un proyecto, es significativo enlazarla con el seguimiento y control que es la etapa final de la gestión, si bien, no hace parte de la implementación, es determinante a la hora de finalizar un proyecto, puesto que, su objetivo principal es identificar posibles desviaciones en procesos que seguramente necesitan un cambio en la implementación.

Para ello, se deben tener en cuenta las siguientes actividades:

La actualización y administración de los instrumentos de gestión.
Definir indicadores claves de gestión que aporten métricas sobre las variables que se quieren controlar.
Monitorear los indicadores mencionados.
La transición de los mensajes debe ser clara y precisa.
Planificar acciones tendientes a corregir los problemas que se vayan presentando.
Finalmente, siempre tener un plan B (plan de contingencia).