4 cosas que su intranet debe tener

Es bueno cuando las organizaciones deciden explorar el camino de una mayor eficiencia y productividad con un sistema de Intranet. Si desea construir una nueva intranet o modificar una existente, proporcionar una función que atraiga la atención y que realmente entusiasme a sus empleados es una tarea difícil. 

La idea de que todos y cada uno de los empleados utilicen una misma plataforma a diario puede ser una preocupación constante, ya que no todos disfrutan y opinan de la misma manera. Es posible que los colegas de un área lo encuentren positivo, pero el gerente simplemente no le encuentre un uso suficientemente útil. Independientemente de cómo lo vean los demás, elegir una intranet para su organización es una decisión extremadamente importante que tendrá importantes implicaciones para el futuro.

Por ello, a continuación se enumerarán las 4 características más importantes que una intranet debe tener para que sea exitosa:

• 1. Comunicación

Una empresa tiene una gran cantidad de canales de comunicación disponibles, pero la intranet es crítica. Una gran intranet debe facilitar todas las rutas de comunicación: de arriba abajo, de abajo arriba, de igual a igual. Debe haber un canal que permita a los líderes comunicar mensajes organizacionales clave y debe haber una forma para que los empleados le informen a su CEO lo que piensan. 

La intranet debe admitir varios canales de comunicación, como la información del equipo de administración sobre los aspectos estratégicos de su organización o la colaboración entre los equipos y departamentos del proyecto. Estos métodos formales e informales de comunicación son igualmente importantes. Por lo tanto, es esencial tener una visión en profundidad de las herramientas de comunicación que se ofrecen.

• 2. Compartir y Colaboración

¿Dónde está el conocimiento en su empresa? El conocimiento puede estar en la cabeza de las personas, en papeles en el escritorio, en los computadores, o en otros lugares. ¿Qué pasaría si alguien dejara la compañía? Quizás todo el conocimiento de esa persona se perdería, ya que no se encuentra en un lugar donde pueda ser compartido, utilizado o aprendido. Las intranets son un gran lugar para compartir conocimientos y hacer que este conocimiento funcione para la organización.

Donde hay buenos empleados, hay grandes ideas y opiniones que deben compartirse con otros miembros. Una buena intranet no debería perder la gran característica de compartir y colaborar, ya que esta es la única plataforma donde la comunicación fluye de diferentes maneras, es decir, de arriba a abajo, de arriba a abajo, de igual a igual. Además, hace que compartir sea un proceso continuo. Las organizaciones deben incorporar una función de ‘blog’ en su Intranet, ya que ayudará a los empleados a compartir, ver y comentar las publicaciones tanto de participantes internos como externos.

• 3. Flexibilidad de acceso

La accesibilidad por computadora portátil o de escritorio ya no es aceptable, ya que no todos los empleados realizan tareas y actividades en sus escritorios. Ciertos cargos requieren que los empleados visiten a los clientes, y las reuniones regulares fuera de la oficina son cada vez más comunes. Por lo tanto, la flexibilidad para acceder a su intranet en dispositivos móviles y tabletas debería facilitar y no comprometer su capacidad para realizar tareas en su intranet.

Una intranet no puede ser solo una herramienta para aquellos que tienen un computador portátil. Una gran intranet debe tener un alcance tan amplio como para poder conectarse en cualquier momento, desde cualquier lugar.

- En casa (para acceso antes y después del trabajo).

- En la oficina en una computadora portátil / de escritorio

- Vía quioscos para instalaciones de producción y distribución.

- En móviles / smartphones

- Cada vez que reciba un enlace de correo electrónico al contenido de la intranet, debería poder acceder a ese contenido.

• 4. Espacios de trabajo en equipo

Los espacios de trabajo en equipo facilitan que los empleados trabajen junto con otros en proyectos e intereses compartidos, tanto formales como informales. Los colaboradores pueden participar fácilmente en conversaciones y compartir documentos sobre un tema o proyecto. Estas áreas de trabajo les permiten a los equipos cambiar el trabajo de cientos de correos electrónicos a áreas de colaboración centralizadas que son más eficientes, se pueden buscar y pueden ser tan abiertas o privadas como sea necesario. Los usuarios con los permisos adecuados pueden crear un área de trabajo de equipo para la comunicación y el contenido específicos del proyecto. Un buen espacio de trabajo de equipo le permitirá agregar una lista de documentos, calendario, flujo de noticias, o cualquier módulo para crear un entorno de colaboración específico.

La intranet moderna es diferente de lo que era hace unos años. Hoy en día, es más rápida, más segura y más confiable. Además, permite un mejor control sobre los recursos organizacionales y la mano de obra. Actualmente, una empresa exitosa utiliza un moderno software de intranet social que cumple sus requisitos y está en varias plataformas.