¿Qué es una intranet corporativa?

Supongamos que le ha sido asignada la tarea de encontrar un software de intranet , pero no sabe por dónde empezar, porque muchas personas no se dan cuenta de que necesitan una intranet hasta que tienen un problema como gestión documental, agilizando políticas y procedimientos, y mejorando las comunicaciones internas; siendo en este punto donde surge la idea de una intranet.

En palabras comunes y sencillas, una intranet es un sitio web interno que ayuda a los empleados a realizar tareas. Es decir, una intranet es una herramienta de automatización de negocios que brinda una variedad de características listas para usar, las cuales resuelven la mayoría de los problemas que enfrenta una organización. Con todas sus funciones, no solo mejorará los procesos de negocios, también aumentará el compromiso de los empleados.

Las intranets son ampliamente valoradas por:

- Racionalización de los procedimientos de negocios e impulsando eficiencias operativas.

- Reducir gastos de funciones internas de negocio.

- Mejora de la comunicación y colaboración entre empleados, gerentes, proveedores y socios.

Una intranet se usa normalmente para los siguientes 7 objetivos: distribuir información en toda la empresa, comunicar los objetivos e iniciativas de la empresa, administrar políticas y documentos, crear y almacenar formularios en línea, estandarizar la capacitación y la incorporación y mejorar la cultura de la empresa.

1. Distribución de información en toda la compañía

Muchas organizaciones luchan con las comunicaciones internas. Al igual que utilizan su sitio web para promocionar su empresa entre los clientes, su intranet es una forma de promocionar su empresa entre los empleados. El software de su intranet actúa como una forma de estandarizar las comunicaciones de la empresa desde una ubicación central mediante el uso de herramientas clave como noticias, blog, novedades, calendario y eventos.

2. Comunicar objetivos e iniciativas de la empresa

No importa el tamaño de su organización, es probable que encuentre difícil la comunicación entre los departamentos sobre objetivos e iniciativas. Mantenga informando constantemente un contenido y objetivo sólido de la empresa en su intranet y difunda las listas de tareas en los sitios dedicados a los departamentos. Sus empleados verán su trabajo y el trabajo de otros departamentos, trabajando juntos para lograr un único objetivo de la empresa.

3. Políticas sin papel

Con los avances tecnológicos es momento de dejar de lado las políticas y todos los documentos en físico, y pasar a la nueva era donde se conserva todo en línea y de manera digital.

4. Encontrar y distribuir información

Guardar y buscar documentos puede parecer fácil, pero puede escalar rápidamente a una tarea aburrida y tediosa. Desde guardar documentos en varias carpetas hasta compartirlos por correo electrónico es una forma fácil de perderse en una bandeja de entrada abrumadora. Simplemente cargue información a su software de intranet para obtener una base de conocimientos centralizada y completa. Con la búsqueda intuitiva, encontrar la información es tan fácil como subirla.

5. Creación y envío de formularios en línea

Automatice los procesos de negocios y elimine las tareas de negocios manuales y redundantes utilizando los formularios en línea en su software de intranet. Puede crear rápidamente un formulario que se adapte a sus necesidades comerciales específicas o copiar los formularios en línea existentes que vienen preconstruidos en el software de intranet.

6. Estandarización de la formación y ‘onboarding’

Mantenga a sus empleados informados y actualizados sobre las últimas políticas y procedimientos utilizando su intranet. Con ‘OnBoarding’ simple, puede coordinar a los nuevos empleados a través de un proceso consistente que les permitirá estar al día y ser más productivos más rápido. Rastree, administre e informe sobre registros y listas de espera utilizando el calendario de capacitación en línea, además de muchas otras herramientas.

7. Mejorar la cultura de la empresa

Su intranet es una herramienta que puede reforzar la cultura y la marca de su empresa. Aplique sugerencias de creación de marca a su software de intranet, como seleccionar un nombre de intranet que se alinee con su marca. Presente funciones divertidas que se incluyen en su intranet, como foros de discusión, calendario de eventos, álbum de fotos en línea y más.