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La evolución constante de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación y el hecho de que cada día haya más cobertura de internet, hace que en la actualidad la distancia física no sea un impedimento para poder trabajar, de hecho, cada vez son más las empresas que están apostando por la contratación de personal a distancia, teniendo que coordinar equipos de trabajo en los que cada miembro se encuentra un lugar distinto del planeta.
Sin embargo, aunque el teletrabajo es cada vez más común y muchas empresas lo están implementando en sus procesos laborales, no deja de ser un reto para quienes dirigen los equipos de trabajo, ya que tienen que dar solución a varios de los inconvenientes que se pueden presentar cuando se trabaja a distancia dentro de los cuales, el que más preocupa es el manejo del tiempo.
Si bien es cierto que según las estadísticas, las personas que trabajan teniendo pleno control de su horario y espacio laboral, lo hacen con más compromiso y entusiasmo, también es importante que un project manager gestione muy bien todas las actividades a realizar para poder ejecutar con éxito el proyecto y por tal razón, debe generar entre su equipo un excelente ambiente laboral, la correcta organización de las tareas y una comunicación efectiva.
Gestionar adecuadamente las actividades mencionadas anteriormente, garantiza que el teletrabajo sea productivo, pero al no tener a las personas físicamente en una oficina, será más difícil controlar el tiempo de cada una de ella y por tal razón se hace necesario implementar herramientas de gestión de proyectos que ayuden a optimizar el trabajo de cada uno de los miembros del grupo, logrando tener un control detallado de todas las actividades que realizan tus colaboradores y el tiempo que invierten en realizarlas.
Los beneficios que ofrece un software de gestión de proyectos a un equipo de trabajo remoto son innumerables pero aquí nombraremos los más importantes.
- Organización adecuada de las tareas
Si este punto no está definido con claridad, todo el proyecto se irá a pique, ya que será imposible cumplir adecuadamente con todo lo demás. Por medio de una herramienta de gestión de proyectos, el director de equipo podrá asignar a cada colaborador sus labores y dejarlas registradas en un organizador en donde todos puedan ver qué función deben realizar, cuándo deben entregar su trabajo culminado, con qué herramientas cuentan y qué tiempo tienen para elaborarlo.
- Comunicación efectiva 24/7
Un buen software de gestión de proyectos debe contar con varios canales de comunicación como chat interactivo abierto las 24 horas del día, video llamadas, correo electrónico y la posibilidad de generar grupos de trabajo con varios participantes.
- Control de horarios
Los software de gestión cuentan con una herramienta de calendario donde el project manager marca las fechas en la se deben ir realizando las actividades. Además también deben contar con un tablón de anuncios en donde se registren todos los objetivos que se deben cumplir día a día. El sistema enviará notificaciones permanentes a cada uno de los miembros del equipo para recordarle que tiene tareas pendientes y la fecha y hora en que deben ser entregadas.
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